Microsoft Office speichert für gewöhnlich Benutzerdaten und die ursprünglichen Versionen eines Dokuments mit in der Datei. Dies dient dazu, einzelne Schritte rückgängig zu machen oder den Author eines Textes zu identifizieren. Diese Informationen werden für gewöhnlich nicht angezeigt, können jedoch sichtbar gemacht werden. Auf diesem Wege können bei einem Austausch von solchen Dokumenten viele Daten in fremde Hände gelangen, wie beispielsweise wer wann welche Änderung am Text vorgenommen hat, auf welchem Computer und mit welchem Benutzer die Datei erstellt wurde und was sich während der Öffnung des Dokuments in der Zwischenablage (Strg+c bzw. Rechtsklick->Kopieren) befand.
Um ein Dokument vor der Veröffentlichung oder Weitergabe von solchen Informationen zu bereinigen stellt Microsoft für Office 2003 und Office XP ein Plug-In zum Download bereit. Hierdurch wird das Datei-Menü um den Punkt Verborgene Daten entfernen erweitert, welcher nicht nur die sensiblen Daten löscht, sondern auch eine Kopie zur Weiterbearbeitung mit vorhandenen Daten abspeichert. Benutzer von Office 2007 können sich darüber freuen, dass eine solche Funktion bereits in Ihrer Software integriert wurde. Zu finden ist sie im Office-Menü unter “Vorbereitung/Dokument prüfen”.
