Mit der Cloud Dokumente und Technologie auslagern

Neue Medien und die digitale Transformation beeinflussen private Nutzer und auch das Arbeitsleben, bietet Firmen aber auch ein großes Potenzial zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen. Dies gilt speziell für die Umstellung klassischer Speicher- und Serverstrukturen auf eine Cloud-Lösung. Mit einem virtuellen Cloud-Speicher lässt sich weltweit auf relevante Daten und Dokumente zugreifen, und man hat alle benötigten Kontakte zu jeder Zeit griffbereit.

Beispiele für Cloudspeicher sind zum Beispiel DropBox, Google Drive oder Microsoft OneDrive. Einmal eingerichtet, lassen sich wichtige Dokumente und Dateien hier ablegen und zum Beispiel per Browser oder App über das Web von überall abrufen. Bei den Cloud-Office-Lösungen von Google und Microsoft können auch mehrere gleichzeitig an Dokumenten, Präsentationen und Tabellen arbeiten, während die Cloud immer die neuste Version speichert. Aber auch Apple bietet mit der iCloud an, Dateien, Fotos, Passwörter und Browserbookmarks über mehrere Geräte einheitlich zu halten.

Umstellung auf eine Cloud aus Sicherheitsgründen sinnvoll

Viele Nutzer haben über eine Cloud Daten und Anwendungen schon einmal ausgelagert, so dass kein Server- oder Speicherplatz am Gerät benötigt wird. Oft herrschen Zweifel, wie sicher diese Verbindung ist, damit nicht Dritte auf die Inhalte zugreifen können. Tatsächlich bieten Cloud-Lösungen Firmen und Privatanwendern einen höheren Grad an Sicherheit, da Dateien lokal nicht mehr versehentlich gelöscht oder beschädigt werden können: Ein Cloudspeicher macht daher Datenrettungsprogramme mehr oder weniger überflüssig, wenn alle wichtigen Daten dort als Backup gesichert werden. Gerade wenn das Handy verloren ist, helfen die Cloud-Speicher, die eigenen Fotos nicht zu verlieren.

Anbieter von Cloud-Services nutzen in der Regel modernste Sicherheitslösungen, die stetig angepasst werden und sichern Daten so, dass defekte Festplatten oder Speicherchips kein Problem sind. Dies gilt für die Datenspeicherung genauso wie die Übermittlung der Daten weltweit: Dass Daten in der Cloud durch defekte Hardware verloren gehen, ist daher deutlich unwahrscheinlicher als am eigenen PC oder Smartphone.

Mit Cloud-Lösungen die Firmenkommunikation ankurbeln

Sich grundlegendes Wissen zum Thema Cloud-Sicherheit anzueignen, führt schnell zu den diversen Einsatzmöglichkeiten. Ein Bereich, der von vielen Firmen übersehen wird, ist die Umstellung der betrieblichen Kommunikation. In den meisten Betrieben besteht bis heute eine klassische Telefonanlage, die nach Umstellung auf All-IP nicht mehr den technischen Standards der deutschen Telekommunikation entspricht.

Anstatt sich einen Adapter für den Zugang zur VoIP-Technologie zu besorgen (falls der Router dies nicht kann), hilft hier auch die Umstellung auf eine Cloudtelefonie-Lösung. Neben einem sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen der Firma lässt sich die gesamte Telekommunikation extern und bedarfsgerecht abwickeln. Spezialisierte Anbieter für entsprechende Telefonlösungen überzeugen durch technische Extras, von einer flexiblen Nummernvergabe bis zur Einrichtung digitaler Konferenzräume mit wenigen Klicks.

Neben klassischen Anrufen helfen aber auch Apps wie Teams, Zoom oder Google Hangout bei der Kommunikatio, da sie ganz einfach Videokonferenzen mit zahlreichen Teilnehmern ermöglichen. Und mit speziellen Chat-Apps wie Slack soll die Zahl der internen Emails reduziert werden.

Größere Sicherheit und echte Arbeitserleichterung

Neben der Sicherheit der Kommunikation unter Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern ist die Umstellung auf eine Cloud-Lösung oft sogar kosteneffektiv. So wird keine hauseigene Telefonanlage mehr benötigt, ähnlich wie Server- und Speicherplatz für die Ablage und Weitergabe relevanter Daten, Formulare und sonstiger Informationen.

Während die Anlagen vor Ort im Laufe der Zeit an ihre technischen Grenzen stoßen, ist die Cloud-Lösung als Service flexibel erweiterbar. Auch das Formatieren und Partitionieren von Festplatten, die Beseitigung von Fehlern und Defekten oder regelmäßige Updates gehören nicht mehr zum Arbeitsalltag. All diese und weitere Services für eine einwandfreie Funktionalität der Cloud-Kommunikation werden vom jeweiligen Anbieter überzeugen. Und dies je nach Firmengröße und Bedarf bereits für wenige Euros im Monat.

Kommunikation sogar ohne klassische Telefone möglich

Mit der Umstellung auf eine Cloud-Lösung entfallen nicht nur Anschaffungs- und Wartungskosten für die Telefonanlage vor Ort. Auch der klassische Telefonanschluss wird nicht mehr benötigt, es reicht eine Internetverbindung per DSL, Kabel oder Funk. Stattdessen ist ein Softphone für die digitale Kommunikation ausreichend, das sich als App wie ein Messengerdienst auf den Computern der Mitarbeiter nutzen lässt.

Für die Nutzung braucht man, neben der Internetleitung, dann nur Mikrofon und Lautsprecher bzw. ein Headset. Diese sind in Smartphone oder Laptop im Regelfall integriert und bewahren das Unternehmen vor zusätzlichen Ausgaben für Telefon und Telefonanlage.

Auf dem Smartphone hilft eine Telefon-App über die Cloud ebenfalls weiter, wenn man nur einen SIM-Kartenslot besitzt: So kann man auf dem Handy mit der privaten SIM-Karte auch per App über die Cloud telefonieren, ohne ein eigenes Firmenhandy zu benötigen. Einer der ersten Softphone-Dienste war der mittlerweile von Microsoft übernommene Dienst „Skype“: Noch vor der Videotelefonie konnte man per App für PC und Mac und angeschlossenem Headset nicht nur mit anderen Skype-Nutzern telefonieren, sondern auch herkömmliche Telefonnummern anrufen.

Mit Cloudcomputing eigene Server überflüssig machen

Mit Cloudcomputing lassen sich aufwendige Berechnungen auslagern: Liegen die Applikationen in der Cloud, kann man die Berechnungen nach Belieben anpassen und skalieren: Dabei zahlt man nur für die jeweils genutzte Rechenleistung. Bei einem eigenen oder gemieteten Server bleiben die Kosten auch bei wenig Arbeitslast gleich, wird mehr Rechenleistung benötigt, kommt der einzelne Rechner irgendwann an seine Grenzen.

Durch Rechenlösungen in der Cloud, zum Beispiel die Amazon Web Services oder Microsofts Cloud-Computing, kann man die Leistung nach Bedarf skalieren und ist so besser gerüstet, ohne hohe Grundkosten zu haben.